Eigenbeleg Vorlage zur Anfertigung ihres selbst erstellten Beleges anwenden

 

Downloaden Sie unsere Eigenbeleg Vorlage und entwerfen Sie eigenhändig einen Beleg. Das Ersatzbeleg Muster steht als Word-Formular bereit & kann nach dem Herunterladen direkt ausgefüllt werden. Unser Vordruck kann entweder am Computer oder händisch ausgefüllt werden.

Sie haben keinen Originalbeleg mehr oder haben keinerlei Ausgabennachweis gekriegt? Keine Panik! Machen Sie Ihre Finanzbuchhaltung mithilfe unserer gratis Vorlage wieder vollständig.

Nachkommend erfahren Sie wie dies funktioniert.

Eine Eigenbeleg Vorlage exakt ausstellen

Im Rechnungswesen gilt der Leitfaden „Keine Verbuchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg darf nur dann ausgestellt werden, sobald eine Quittung nicht mehr vorhanden oder unbrauchbar ist. Der Anlass sollte sich hierbei immerzu um eine Geschäftsaufwendung handeln, damit ihre Betriebsausgabe von den Finanzbehörden auch bewilligt wird.

Wichtig bei einem selbst erstellten Beleg ist die Aufzeichnung aller spezifischen Angaben über ihre geschäftliche Aufwendung, so wie selbige normalerweise auch auf dem Originalbeleg aufgeführt wären. Der Eigenbeleg sollte aus diesem Grund nachzuvollziehen sowie von der Ausgabenhöhe her glaubwürdig sein. Auf einem selbst erstellten Beleg sind deswegen ausnahmslos der Vor- und Nachname & die Postanschrift des Empfängers, die Art der Aufwendung, der Rechnungsbetrag, der Grund für das Erstellen des Ersatzbelegs, das Zahlungsdatum & die Signatur des Zahlenden aufzuführen.

Dabei sollte Ihr Eigenbeleg immer der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche oder zu häufig erstellte Eigenbelege wirken im Falle einer Steuerprüfung meistens nicht glaubwürdig.

Mit dem Ersatzbeleg die Geschäftsausgaben erneut geltend machen

Existiert für eine Betriebsausgabe kein Quittungsbeleg & ist eine anschließende Beschaffung der Notbelege oder einer Abschrift ihrer Rechnung nicht ausführbar oder zu aufwendig, so darf der Entrepreneur oder der Beschäftigter einen Ersatzbeleg erstellen. Auf jenem notiert dieser die wichtigsten Angaben zum Geschäftlichen Vorfall.

Der Ersatzbeleg dient in ihrer Fibu als Grundstock für die Buchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Eigenbelege. Die Kosten müssen natürlicherweise geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer darf ein Geschäftsmann keinesfalls als Vorsteuer abziehen, wenn er den Geschäftsvorfall nur mittels Eigenbeleg nachweist. Trotzdem zählt dann auch der komplette Bruttobetrag als geschäftliche Ausgabe.

Neben den Fällen, wo der Ersatzbeleg den Originalbeleg ersetzen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Erstellung von eigenen Belegen gar keine Alternative gibt, bspw. im Falle von privaten Entnahmen & -Einlagen von Geld oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster helfen beim Erstellen von Ersatzbelegen. Zudem bieten wir ein Online-Tool für genau diesen Vorgang an, welches ebenfalls kostenlos bereit steht.

Bis zu welcher Maximalhöhe kann man einen Eigenbeleg erstellen?

Eigenbelege für kleine Beträge bis zu 150 Euroletten im Gesamten seien im Prinzip unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Dies gelte im Besonderen für Zahlungsvorgänge, welche über ein Bankkonto geführt wurden. Nämlich existiere an diesem Punkt ein Kontoauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigene Belege für Barzahlungen sollte der Zahlende um weitere Belege ergänzen, wenn dieser diese weiteren Nachweise hat.

Fehlt zum Beispiel eine Versand-Quittung, kann eine Abschrift des Briefes die Aufwendungen nachweisen. Verschiedene Kleinbeträge lassen sich ohnehin lediglich via Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Firmeninhaber nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.